Rezeptionistin & Rezeptionist – Ausbildung, Aufgaben und Karriere

Gäste einchecken
Hotelrezeptionisten begrüßen die ankommenden Gäste und heißen sie im Hotel willkommen. Sie bestätigen Reservierungen, erklären die Annehmlichkeiten des Hotels, weisen den Weg zu den Zimmern und übergeben die Zimmerschlüssel. Sie sorgen auch dafür, dass das Gepäck auf Wunsch auf die Zimmer gebracht wird.

Bearbeitung von Gästeanfragen und Beschwerden
Von der Bereitstellung zusätzlicher Bettwäsche bis zur Bearbeitung von Beschwerden über Lärm oder Zimmertemperatur sind die Hotelrezeptionisten für die Unterbringung der Gäste während ihrer Schichten verantwortlich. Sie wenden sich an das notwendige Personal, wie z.B. an den Hausmeister oder das Housekeeping, um spezifische Anfragen oder Beschwerden zu bearbeiten.

Telefone beantworten
Hotelrezeptionisten nehmen alle eingehenden Anrufe in einem Hotel entgegen. Sie bearbeiten telefonische Reservierungen, bestätigen bereits getätigte Reservierungen, erklären den Weg zum Hotel und beantworten alle Fragen, die die Gäste zu der Unterkunft haben.

Zahlungen bearbeiten
Wenn der Aufenthalt eines Gastes beendet ist, kümmern sich die Hotelrezeptionisten um das Auschecken. Zu diesem Zeitpunkt stellen sie Zahlungen wie zusätzliche Zimmergebühren aus und bearbeiten Debit- oder Kreditkarten zur Bezahlung der Zimmergebühren.

Das Gehalt einer Rezeptionistin oder eines Rezeptionisten hängt von der Berufserfahrung, dem Verantwortungsniveau, dem Arbeitsort und der Größe sowie der Branche des Arbeitgebers ab.

Es spielt auch eine Rolle, welchen Arbeitsvertrag man abgeschlossen hat, z.B. einen Saison- oder Jahresvertrag. Empfangsmitarbeiter in der Hotelbranche ist ein sehr anspruchsvoller Beruf.

Unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren ist es möglich, Bruttomonatsgehälter zwischen 1.800 und 2.500 Euro zu erzielen. Außerhalb des Hotelgewerbes kann das Bruttogehalt auf bis zu 3.500 € pro Monat steigen.

Die Rezeptionistin ist gewissermaßen die Galionsfigur des Hotels und für die Gästebetreuung verantwortlich. Sie nimmt Telefongespräche entgegen und leitet sie, wenn nötig, entsprechend weiter. Häufig gehören auch die Postbearbeitung und -verteilung sowie der Versand von Paketen zu ihren Aufgaben. 

-Kompetente und sprachlich versierte Betreuung der Anrufer am Telefon: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
-Empfang von Gästen
-Einchecken, Auschecken und Betreuung der Gäste während des gesamten Aufenthalts
-Je nach Größe des Hotels auch Concierge-Aufgaben, wie die Bestellung eines Taxis für den Gast oder einen Weckruf am Morgen

Um am Empfang eines Hotels seine Karriere zu machen, durchgeht man üblicherweise die Lehre zum Ausbildungsberuf Hotelfachmann/Hotelfachfrau oder Hotelkaufmann/Hotelkauffrau. 

Überblick: Als Hotelkauffrau oder Hotelfachfrau Rezeptionistin werden

1) Hotelfachfrau:
Ausbildung: 3 Jahre, dual

Voraussetzungen: Mittlere Reife
Auch mit Hauptschulabschluss gut möglich 

Schwerpunkte: Operativ
z.B.: Durchlaufen aller Abteilungen im Hotel, mit Fokus auf die betrieblichen Abläufe, wie Rezeption oder Restaurant 

2) Hotelkauffrau:
Ausbildung: 3 Jahre, dual

Voraussetzungen: Mind. mittlere Reife
Kaum möglich mit Hauptschulabschluss

Schwerpunkte: Kaufmännisch 
z.B.: Marketing, Büroorganisation, Personalwesen, Buchhaltung; durchlaufen aber auch die operativen Abteilungen im Hotel

Grundsätzlich ist die Rezeptionistin oder der Rezeptionist für den reibungslosen Ablauf des Empfangs verantwortlich.

Ob es um die Bestauslastung der Hotelzimmer, die Erfassung und Verwaltung der Gästeinformationen, die reibungslose Zusammenarbeit mit den anderen Hotelabteilungen oder den feinfühligen Umgang mit Gästebeschwerden geht, alles liegt in den Händen des Empfangsteams.

Die Rezeptionistin oder der Rezeptionist bildet eine der wesentlichen Knotenpunkte in einem Hotel, an denen die entscheidenden Stränge gebündelt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Karriere als Rezeptionistin oder Rezeptionist zu beginnen: In Klein- und Kleinstbetrieben wird eine Lehrstelle als Hotel- und Gastgewerbeassistentin oder -assistent angeboten. Dazu gehört neben der Ausbildung an der Rezeption auch eine Schulung für Service- und Küchentätigkeiten im Hotelbetrieb. Hier wird quasi zu einem Multitalent in der Hotellerie ausgebildet. 

Alternativ kann man eine Berufslehre zum Hotelkaufmann/zur Hotelkauffrau absolvieren, was sozusagen einer Lehre zum Rezeptionisten entspricht. So werden Fachleute ausgebildet, die optimal auf die Arbeit in Mittel- und Grosshotels vorbereitet sind.

Die gesamte Ausbildung dauert drei Jahre, an deren Ende eine Abschlussprüfung abgelegt werden muss. Voraussetzung für Lehrlinge bzw. Auszubildende zur Hotelkauffrau/zum Hotelkaufmann ist mindestens der mittlere Schulabschluss, besser noch die Hochschulreife.

Sie müssen über fundierte Kenntnisse der internen Abläufe im Hotel verfügen, um effiziente Prozesse planen zu können. 

Darüber hinaus sollten Interessenten an dieser Stelle ein freundliches und kommunikatives Wesen und gute Umgangsformen haben sowie Freude am Umgang mit Menschen und Teamfähigkeit mitbringen. Außerdem sind Interesse an der Branche und die Bereitschaft zum Lernen gefragt.

Standardzeit, bis zu der ein Hotelgast sein Zimmer formell verlassen muss, ohne die Kosten für einen weiteren Tag Aufenthalt zu tragen. Nach dem Auschecken erlauben die Hotels einem Gast in der Regel die Nutzung von Umkleideräumen zur Aufbewahrung von Gepäck, bis er bereit ist, das Hotel zu verlassen.

Manchmal braucht man einfach ein bisschen mehr Zeit im Hotelzimmer. Vielleicht wohnt man in einem Fünf-Sterne-Haus mit luxuriösen Annehmlichkeiten, von dem man nicht abreisen möchte, oder man braucht einfach nur einen Platz zum Abhängen und Zeitvertreib, bis die Abflugzeit des Fluges näher rückt, aber ein Late Check-out kann manchmal lebensrettend sein. 

Late Check-Out liegt vor, wenn ein Hotel erlaubt, dass man auch nach den normalen Check-Out-Zeiten und ohne zusätzliche Kosten in seinem Hotelzimmer bleiben kann. 
Normalerweise hat ein Hotel eine Check-in-Zeit um ca. 15 Uhr und eine Check-out-Zeit um 12 Uhr als Standardregelung, gestattet Gästen aber unter bestimmten Umständen auch einen verlängerten Aufenthalt.

Diejenigen, die an der Rezeption arbeiten heißen im Hotel Rezeptionisten, Empfangsmitarbeiter oder Front-Office Mitarbeiter. Sie sind für das Willkommenheißen und Betreuen der Gäste zuständig. 

Als Rezeptionist oder Rezeptionistin verdient man zwischen CHF 26’000 und CHF 80’000 brutto pro Jahr. Dies ist ein monatliches Einkommen zwischen 2.167 CHF und 6.667 CHF brutto.

Wenn jemand gerade erst als Empfangsmitarbeiter anfängt, kann er mit einem durchschnittlichen Bruttoeinkommen von 53.000 CHF pro Jahr rechnen. Das sind 4.417 CHF brutto pro Monat.