Rezeptionistin werden - Voraussetzungen und Ausbildung

Rezeptionistin & Rezeptionist – Ausbildung, Aufgaben und Karriere

Überall auf der Welt gibt es Arbeitgeber, die auf der Suche nach Rezeptionisten sind. Ein Rezeptionist, oder eine Rezeptionistin ist die erste Anlaufstelle eines Hotelgastes und für dessen Wohlergehen von An- bis Abreise zuständig. In diesem Beitrag erklären wir dir, wie man Rezeptionist wird, was die typischen Aufgaben sind und wie die Karrierechancen aussehen. 

Was macht ein Rezeptionist?

Der Rezeptionist begleitet den Gast von seiner Anreise, dem Check-in über den Aufenthalt hinweg bis hin zur Abreise. Somit ist ein Front Office Mitarbeiter für alles zuständig, was mit dem Wohlergehen des Gastes zu tun hat. Er heißt ihn mit einem warmen Lächeln willkommen, fragt nach seinem Wohlergehen und kümmert sich um die persönlichen Anfragen und Belange. Als eine der wichtigsten Schnittstellen zwischen dem Gast und dem Hotel sollten sie stets den Überblick über die Buchungssituation haben und wissen, wer wann an- und abreist. 

Die Rezeptionistin ist eine der ersten Ansprechpartnerinnen für die Wünsche und möglichen Probleme der Gäste, sie ist aber auch für einen reibungslosen Ablauf zwischen den Abteilungen verantwortlich und je nach Hotel auch die Anlaufstelle für Lieferanten und Handwerker. Je nach Größe sowie Art des Hotels und dem damit verbundenen Service gehören auch verschiedene Unterabteilungen zum Front Office, wie z.B. ein Concierge-Service (Bell Boys) oder der Nachtportier.

In kleinen bis mittleren Hotels ist die Rezeptionistin auch für die Abwicklung der E-Mail- und Briefkorrespondenz mit den Gästen zuständig. Häufig erstellt die Rezeptionistin auch Rechnungen für den Gast, pflegt das Online-Buchungssystem, über das die Gäste ein Zimmer reservieren, und bereitet die Rechnungen für die Buchhaltung vor. 

Was macht ein Front-Office-Manager?

Der Front-Office-Manager ist verantwortlich für die Verwaltung der verschiedenen Aufgaben in diesem Bereich, die Optimierung der Prozesse und die Überwachung der Personaleinsatzplanung. Je nach Größe des Hotels berichtet der Front Office Manager in der Regel an den Operations Manager oder direkt an den General Manager. Trotz der leitenden Position nimmt der Front Office Manager normalerweise auch am Tagesgeschäft teil, was diese Arbeit sehr speziell macht. Denn dann ist man immer „am Gast“, erhält direktes Feedback und kann so schnell reagieren.

Für die Arbeit am Empfang ist es sehr wichtig, in Stresssituationen nicht unter Druck zu geraten, professionell zu bleiben und den Überblick zu behalten – auch wenn eine ganze Reisegruppe von 50 Personen aus Amerika kurz vor dem Einchecken steht, während die Lobby z.B. mit Hochzeitsgästen überfüllt ist, die alle noch Fragen zu der Veranstaltung haben.

Was macht ein Rezeptionist?

Da man ständig in Kontakt mit den Gästen ist, ist es wichtig, dass beim Empfang viel Einfühlungsvermögen und Hilfsbereitschaft gezeigt wird. Die Rezeption ist das Gesicht des Hotels und gibt den Gästen den ersten und letzten physischen Kontakt mit dem Betrieb. Deshalb sollte dieser überaus wichtige Aufgabenbereich nicht unterschätzt werden!

Typische Aufgaben im Front Office

  • Ein- und Auschecken der Gäste
  • Bearbeitung von Buchungsanfragen 
  • Telefondienst
  • Concierge-Dienste (z.B. Tischreservierung im Restaurant, Bestellung von Taxis, Empfehlung von Veranstaltungen)
  • Erstellung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen
  • Führung des Kassenbuches
  • Datenerfassung und -pflege
  • Organisatorische Aufgaben sowohl im Front- als auch Back-Office-Bereich
  • Hohe Flexibilität, um in anderen Abteilungen mitzuwirken

Rezeptionistin werden – Voraussetzungen und Ausbildung

Um am Empfang zu arbeiten muss man manche Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehören unter anderem, dass man Erfahrung in diesem Bereich mit sich bringt, wie beispielsweise durch eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachkraft, Hotelkaufmann/ -frau oder Assistenz im Hotelmanagement. Mit einer solchen Ausbildung schafft man die Grundlagen, um sich als Fachwirt im Gastgewerbe, Betriebswirt im Gaststättengewerbe oder zum Hotelmeister fortzubilden.  

Rezeptionistin werden - Voraussetzungen und Ausbildung

Neben Arbeitserfahrung und ggf. einer Ausbildung, gibt es auch persönliche Eigenschaften, die erfüllt sein sollten. Wegen des ständigen Kontakts zu einem internationalen Gästeklientel sollte der Rezeptionist und die Rezeptionistin des Englischen mächtig sein. EDV-Kenntnisse werden ebenfalls vorausgesetzt, denn ein Großteil der Arbeit wird am Computer verrichtet. Das Arbeiten am Empfang ist eine Teamarbeit, was Kommunikationsstärke, eine detailverliebte Arbeitsweise und Leistungsbereitschaft erfragt. Da man auch für die persönlichen Belange eines Gastes zuständig ist und mit persönlichen Daten handhabt ist Diskretion ein absolutes Muss. 

Voraussetzungen zum Arbeiten als Rezeptionist/ Rezeptionistin:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie (von Vorteil)
  • gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • gepflegtes Erscheinungsbild
  • Eigeninitiative, sicheres Auftreten und Organisationstalent
  • Freude und Spaß am Umgang mit Menschen
  • eine aufgeschlossene Persönlichkeit
  • ehrlich und zuverlässig
  • flexibel, teamfähig und anpassungsfähig
  • freundlich, zuvorkommend

Gehalt eines Empfangsmitarbeiters

Das Gehalt einer Rezeptionistin oder eines Rezeptionisten hängt von der Berufserfahrung, dem Verantwortungsniveau, dem Arbeitsort und der Größe sowie der Branche des Arbeitgebers ab. Es spielt auch eine Rolle, welchen Arbeitsvertrag man abgeschlossen hat, z.B. einen Saison- oder Jahresvertrag. Unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren ist es möglich, Bruttomonatsgehälter zwischen 1.800 und 2.500 Euro zu erzielen. 

Rezeptionistin werden - Voraussetzungen und Ausbildung

In der Hotellerie ist es mittlerweile üblich, den Mitarbeitern neben der freien Verpflegung umfassende Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie attraktive Sonderkonditionen und Sozialleistungen anzubieten. Rezeptionisten können aber auch als Empfangsmitarbeiter oder Assistenten in Kanzleien und Beratungsfirmen arbeiten. In der Tat, überall dort, wo man jemanden mit hervorragenden Soft Skills, Einfühlungsvermögen und Fleiß braucht, um das erste Gesicht des Unternehmens zu werden. Außerhalb des Hotelgewerbes kann das Bruttogehalt auf bis zu 3.500 € pro Monat steigen. 

Durchschnittliches Gehalt als Rezeptionist in der Hotellerie  nach Bundesland:

BundeslandØ Gehalt
Baden-Württemberg€‎ 2,118
Bayern€‎ 2,053
Berlin€‎ 1,844
Brandenburg€‎ 1,545
Bremen€‎ 1,876
Hamburg€‎ 2,067
Hessen€‎ 2,229
Mecklenburg-Vorpommern€‎ 1,478
Niedersachsen€‎ 1,793
Nordrhein-Westfalen€‎ 1,968
Rheinland-Pfalz€‎ 1,919
Saarland€‎ 1,860
Sachsen€‎ 1,558
Sachsen-Anhalt€‎ 1,533
Schleswig-Holstein€‎ 1,723
Thüringen €‎ 1,582
Quelle: Gehalt.de (2020)
Rezeptionistin oder Empfangsmitarbeiterin werden

Beispielgehälter für Rezeptionisten in unterschiedlichen Branchen

PositionBrancheAnd. Mitarbeiterm/wAlterGehalt
Empfang | Rezeptionistin EmpfangBildungsinstitution6-20W54€‎ 1,747
Empfang/Rezeption | RezeptionistinEinzelhandel, Technik101-500W49€‎ 2,890
Empfang/Rezeption | Mitarbeiter am EmpfangEnergie, Wasser, Umwelt101-500W25€‎ 3,172
Empfang/Rezeption | RezeptionistinElektrotechnik21-50W50€‎ 2,014
Empfang/Rezeption | EmpfangsdameGesundheitswesen6-20W21€‎ 1,574
Empfang/Rezeption | RezeptionistinMedizintechnik101-500W53€‎ 2,903
Empfang/Rezeption | RezeptionistHotel und Gaststätten 51-00M24€‎ 1,785
Empfang/Rezeption | RezeptionistinHotel und Gaststätten 1-5W42€‎ 1,782
Empfang/Rezeption | Empfang mitarbeiterRechtsberatung101-500W39€‎ 2,481
Empfang | Empfang Rezeption PhysiotherapieGesundheitswesen6-20W57€‎ 2,366
Quelle: Gehalt.de (2020)

FAQs

Was muss ein Rezeptionist machen?

Gäste einchecken
Hotelrezeptionisten begrüßen die ankommenden Gäste und heißen sie im Hotel willkommen. Sie bestätigen Reservierungen, erklären die Annehmlichkeiten des Hotels, weisen den Weg zu den Zimmern und übergeben die Zimmerschlüssel. Sie sorgen auch dafür, dass das Gepäck auf Wunsch auf die Zimmer gebracht wird.

Bearbeitung von Gästeanfragen und Beschwerden
Von der Bereitstellung zusätzlicher Bettwäsche bis zur Bearbeitung von Beschwerden über Lärm oder Zimmertemperatur sind die Hotelrezeptionisten für die Unterbringung der Gäste während ihrer Schichten verantwortlich. Sie wenden sich an das notwendige Personal, wie z.B. an den Hausmeister oder das Housekeeping, um spezifische Anfragen oder Beschwerden zu bearbeiten.

Telefone beantworten
Hotelrezeptionisten nehmen alle eingehenden Anrufe in einem Hotel entgegen. Sie bearbeiten telefonische Reservierungen, bestätigen bereits getätigte Reservierungen, erklären den Weg zum Hotel und beantworten alle Fragen, die die Gäste zu der Unterkunft haben.

Zahlungen bearbeiten
Wenn der Aufenthalt eines Gastes beendet ist, kümmern sich die Hotelrezeptionisten um das Auschecken. Zu diesem Zeitpunkt stellen sie Zahlungen wie zusätzliche Zimmergebühren aus und bearbeiten Debit- oder Kreditkarten zur Bezahlung der Zimmergebühren.

Wie viel verdient man als Rezeptionist?

Das Gehalt einer Rezeptionistin oder eines Rezeptionisten hängt von der Berufserfahrung, dem Verantwortungsniveau, dem Arbeitsort und der Größe sowie der Branche des Arbeitgebers ab. Es spielt auch eine Rolle, welchen Arbeitsvertrag man abgeschlossen hat, z.B. einen Saison- oder Jahresvertrag. Empfangsmitarbeiter in der Hotelbranche ist ein sehr anspruchsvoller Beruf. Unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren ist es möglich, Bruttomonatsgehälter zwischen 1.800 und 2.500 Euro zu erzielen. Außerhalb des Hotelgewerbes kann das Bruttogehalt auf bis zu 3.500 € pro Monat steigen.

Was muss man für eine Ausbildung für Rezeptionistin können?

Die Rezeptionistin ist gewissermaßen die Galionsfigur des Hotels und für die Gästebetreuung verantwortlich. Sie nimmt Telefongespräche entgegen und leitet sie, wenn nötig, entsprechend weiter. Häufig gehören auch die Postbearbeitung und -verteilung sowie der Versand von Paketen zu ihren Aufgaben. 

Kompetente und sprachlich versierte Betreuung der Anrufer am Telefon: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
Empfang von Gästen
Einchecken, Auschecken und Betreuung der Gäste während des gesamten Aufenthalts
Je nach Größe des Hotels auch Concierge-Aufgaben, wie die Bestellung eines Taxis für den Gast oder einen Weckruf am Morgen

Wie lange dauert die Ausbildung zur Rezeptionistin?

Um am Empfang eines Hotels seine Karriere zu machen, durchgeht man üblicherweise die Lehre zum Ausbildungsberuf Hotelfachmann/Hotelfachfrau oder Hotelkaufmann/Hotelkauffrau. 

Überblick: Als Hotelkauffrau oder Hotelfachfrau Rezeptionistin werden

1) Hotelfachfrau:
Ausbildung
: 3 Jahre, dual

Voraussetzungen: Mittlere Reife
Auch mit Hauptschulabschluss gut möglich 

Schwerpunkte: Operativ
z.B.: Durchlaufen aller Abteilungen im Hotel, mit Fokus auf die betrieblichen Abläufe, wie Rezeption oder Restaurant 

2) Hotelkauffrau:
Ausbildung: 3 Jahre, dual

Voraussetzungen: Mind. mittlere Reife
Kaum möglich mit Hauptschulabschluss

Schwerpunkte: Kaufmännisch 
z.B.: Marketing, Büroorganisation, Personalwesen, Buchhaltung; durchlaufen aber auch die operativen Abteilungen im Hotel

Was macht man am Empfang?

Grundsätzlich ist die Rezeptionistin oder der Rezeptionist für den reibungslosen Ablauf des Empfangs verantwortlich. Ob es um die Bestauslastung der Hotelzimmer, die Erfassung und Verwaltung der Gästeinformationen, die reibungslose Zusammenarbeit mit den anderen Hotelabteilungen oder den feinfühligen Umgang mit Gästebeschwerden geht, alles liegt in den Händen des Empfangsteams.

Die Rezeptionistin oder der Rezeptionist bildet eine der wesentlichen Knotenpunkte in einem Hotel, an denen die entscheidenden Stränge gebündelt werden.

Ist Rezeptionistin ein Lehrberuf?

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Karriere als Rezeptionistin oder Rezeptionist zu beginnen: In Klein- und Kleinstbetrieben wird eine Lehrstelle als Hotel- und Gastgewerbeassistentin oder -assistent angeboten. Dazu gehört neben der Ausbildung an der Rezeption auch eine Schulung für Service- und Küchentätigkeiten im Hotelbetrieb. Hier wird quasi zu einem Multitalent in der Hotellerie ausgebildet. 

Alternativ kann man eine Berufslehre zum Hotelkaufmann/zur Hotelkauffrau absolvieren, was sozusagen einer Lehre zum Rezeptionisten entspricht. So werden Fachleute ausgebildet, die optimal auf die Arbeit in Mittel- und Grosshotels vorbereitet sind.
Die gesamte Ausbildung dauert drei Jahre, an deren Ende eine Abschlussprüfung abgelegt werden muss. Voraussetzung für Lehrlinge bzw. Auszubildende zur Hotelkauffrau/zum Hotelkaufmann ist mindestens der mittlere Schulabschluss, besser noch die Hochschulreife. Sie müssen über fundierte Kenntnisse der internen Abläufe im Hotel verfügen, um effiziente Prozesse planen zu können. 

Darüber hinaus sollten Interessenten an dieser Stelle ein freundliches und kommunikatives Wesen und gute Umgangsformen haben sowie Freude am Umgang mit Menschen und Teamfähigkeit mitbringen. Außerdem sind Interesse an der Branche und die Bereitschaft zum Lernen gefragt.

Was bedeutet Check out im Hotel?

Standardzeit, bis zu der ein Hotelgast sein Zimmer formell verlassen muss, ohne die Kosten für einen weiteren Tag Aufenthalt zu tragen. Nach dem Auschecken erlauben die Hotels einem Gast in der Regel die Nutzung von Umkleideräumen zur Aufbewahrung von Gepäck, bis er bereit ist, das Hotel zu verlassen.

Was ist ein Late Check Out?

Manchmal braucht man einfach ein bisschen mehr Zeit im Hotelzimmer. Vielleicht wohnt man in einem Fünf-Sterne-Haus mit luxuriösen Annehmlichkeiten, von dem man nicht abreisen möchte, oder man braucht einfach nur einen Platz zum Abhängen und Zeitvertreib, bis die Abflugzeit des Fluges näher rückt, aber ein Late Check-out kann manchmal lebensrettend sein. 

Late Check-Out liegt vor, wenn ein Hotel erlaubt, dass man auch nach den normalen Check-Out-Zeiten und ohne zusätzliche Kosten in seinem Hotelzimmer bleiben kann. 
Normalerweise hat ein Hotel eine Check-in-Zeit um ca. 15 Uhr und eine Check-out-Zeit um 12 Uhr als Standardregelung, gestattet Gästen aber unter bestimmten Umständen auch einen verlängerten Aufenthalt.

Wie heißt der Beruf wenn man an der Rezeption arbeitet?

Diejenigen, die an der Rezeption arbeiten heißen im Hotel Rezeptionisten, Empfangsmitarbeiter oder Front-Office Mitarbeiter. Sie sind für das Willkommenheißen und Betreuen der Gäste zuständig. 

Wie viel verdient man als Rezeptionistin in der Schweiz?

Als Rezeptionist oder Rezeptionistin verdient man zwischen CHF 26’000 und CHF 80’000 brutto pro Jahr. Dies ist ein monatliches Einkommen zwischen 2.167 CHF und 6.667 CHF brutto. Wenn jemand gerade erst als Empfangsmitarbeiter anfängt, kann er mit einem durchschnittlichen Bruttoeinkommen von 53.000 CHF pro Jahr rechnen. Das sind 4.417 CHF brutto pro Monat.

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