Event Manager – Aufgaben, Ausbildung und Karriere

Man kennt sie, die Firmenjubiläen, den Weihnachtsmarkt in der Stadt, das Rockfestival oder die Eröffnungspartys. Große und kleine Events, hinter denen ein Event Manager steht und sie nach den Bedürfnissen des Kunden organisiert.

Doch wie geht das, was muss man machen um einer zu werden und wie stehen die Karrierechancen? Die Antworten darauf findest du in diesem Beitrag. 

Was macht ein Event Manager?

Event Manager sind dafür zuständig, Konzepte für Veranstaltungen aller Art zu entwickeln, zu planen und durchzuführen. Sie können eigenständig oder für einen Kunden arbeiten.

Das kann von Festivals, über Galen bis hin zu Stadtfesten führen. Dafür benötigen sie ein organisatorisches und kaufmännisches Geschick, denn dazu gehört es auch Marketing zu betreiben und Budgets zu planen. 

• Veranstaltungskonzepte entwickeln, Ziele und Zielgruppen definieren, Mittel und Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele festlegen, das Veranstaltungskonzept dem Kunden oder den Vorgesetzten präsentieren
• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Erstellung eines Zeitplans, Koordinierung aller an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Büros, Unternehmen und Teilnehmer, Organisation von Veranstaltungen
• Planung, Gestaltung und Koordination von Marketingkampagnen, verkaufspolitischen Maßnahmen, Werbematerialien und Pressearbeit entsprechend dem Budget

Ist mit dem Kunden der gewünschte Ablauf und Inhalt des Events festgelegt, beginnen Event Manager direkt mit den konkreten Vorbereitungen.

Dabei machen sie sich auf die Suche nach Veranstaltungsräume, buchen Redner und Technik- und Servicepersonal. Sie koordinieren sich mit dem Auftraggeber, um die notwendigen Dienstleistungsunternehmen wie Cateringunternehmen oder Fahrdienste zu buchen.

Als kaufmännisch geschulte Auftragnehmer stehen sie mit Herz und Seele im Dienste des Auftraggebers, behalten aber dennoch das Budget im Auge. 

Es ist die Aufgabe des Event Managers die Phasen von der Vorplanung des Events bis hin zu den Inhalten und Zeitplanung alles zu koordinieren, wobei er stets ein Auge für Details hat und in stressigen Situationen ruhig sowie schnell Entscheidungen treffen kann.

Sie achten strikt auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Veranstaltungen, etwa in Bezug auf Sicherheit oder Lärmschutz, und holen alle erforderlichen Genehmigungen ein. 

Der Job des Event Managers ist nicht der einer typischen Büroarbeit. Stattdessen ist es ein Mix zwischen der Arbeit am Schreibtisch und der Action vor Ort.

Mit der Planung der Veranstaltung sind Event Manager regulär auch bei der Durchführung vor Ort, koordinieren die Servicekräfte und Anlieferer und sind erster Ansprechpartner bei auftretenden Problemen.

So wird auch im Nachgang der Veranstaltung ein Abschlussbericht erstellt, um die aufgetretenen Probleme und Besonderheiten zusammenzufassen. Mit dem Team wird ein abschließendes Debriefing abgehalten, in dem man das Projekt nochmal bespricht und daraus für die Zukunft lernt.  

Liegt ihr Schwerpunkt im Marketing, entwickeln sie ereignisorientierte Marketingkampagnen, gestalten Werbemittel und Präsentationsformen für Produkte oder betreuen die Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens.

Betreiben sie eine eigene Eventagentur, so werden Aufgaben wie Unternehmensplanung, Kostenrechnung, Controlling und Personalwesen übernommen.

Eventplanung und -umsetzung

• die Recherche nach geeigneten Veranstaltungsorten oder -orten, Künstlern und Dienstleistern 
• Angebote einholen, vergleichen, Verträge mit Lieferanten und Künstlern aushandeln
• die Herstellung von Dekorationen, Drucksachen, Werbematerial usw. in Auftrag zu geben und zu überwachen.
• erstellen einen Zeit- und Personaleinsatzplan mit genauen Zeitangaben
• technische Veranstaltungsanforderungen, -bedingungen und -vorschriften berücksichtigen, z.B. in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, behördliche Genehmigungen einholen
• Öffentlichkeitsarbeit, ggf. Versand von Einladungen und Mailings, Schreiben von Pressemitteilungen
• Auf- und Abbau koordinieren und überwachen
• Personal und ggf. Hostessen einweisen
• Einhaltung des Zeitplans und Programms überwachen
• Referenten und Künstler betreuen

Kaufmännische Aufgaben

• Auswertung der Veranstaltung, Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen, Abschlussberichte verfassen
• Geschäfts- bzw. Finanzbuchhaltung betreuen und überwachen
• Personalbedarf ermitteln und planen, Personalbeschaffungsmaßnahmen durchführen
• innerbetriebliche Aus- und Weiterbildung organisieren, Personalentwicklungsmaßnahmen planen und durchführen

Wie wird man Event Manager?

Man kann Eventmanagement lernen, studieren oder sich darin weiterbilden lassen. In jedem Fall erlernt man folgende Kenntnisse:

• Kommerzielle Grundlagen (z.B. Marktanalyse, Marketingstrategien, Budget-, Finanzierungs- und Liquiditätsplanung)
• Konzeption von Veranstaltungsprojekten (z.B. Zielgruppenanalyse, Projektentwicklung: Idee, Thema, Motto, Leitmotiv)
• Akquisition von Kunden, kundenorientierte Vermarktung von Veranstaltungen (z.B. Kundenprofile, Vertriebskanäle, Marketing- und Vertriebscontrolling)
• Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Veranstaltungsorte, Infrastruktur und Logistik, Veranstaltungsrecht und Vertragsgestaltung)
• Führung und Zusammenarbeit (z.B. Führungsfähigkeiten, Konfliktmanagement, Projektmanagement)

Eigenschaften eines Event Managers

1. Menschenkenntnis. Sie müssen sich im Umgang mit hochrangigen Führungskräften, Regierungsbeamten, Verkäufern, Mitarbeitern, Sponsorenvertretern, Kunden, Vorgesetzten, Lieferanten, Mitarbeitern und Veranstaltungsteilnehmern wohl fühlen.

Um erfolgreich mit diesem breiten Spektrum von Menschen zusammenzuarbeiten, müssen sie in der Lage sein, Konflikte mit Leichtigkeit zu lösen, ein selbstbewusster, aber angenehmer Verhandlungspartner  zu sein und ihren Sinn für Humor bewahren.

2. Die Flexibilität. Veranstaltungsleiter müssen als Hausmeister und Feuerwehrmänner fungieren.  Das Aufräumen von Chaos und das Löschen von Bränden – schnell, leise und effizient – gehört zum Job. Ruhig bleiben, es erledigen und dann wieder die Show leiten.

3. Ein großartiger Zuhörer sein. Die Fähigkeit zu verstehen, was die wichtigsten Interessenvertreter von der Veranstaltung erwarten, ist entscheidend. Diese Leute sind vielleicht nicht in der Veranstaltungsbranche tätig, sprechen also vielleicht nicht die Sprache oder wissen nicht, was realistisch ist.

Man muss in der Lage sein, ihre Bedürfnisse zu erkennen und sicherzustellen, dass alle Parteien die gleichen Erwartungen haben. In entscheidenden Gesprächen muss man darauf achten, was gesagt – und was nicht gesagt – wird.

Die Berücksichtigung dieser gesprochenen (und unausgesprochenen) Bedürfnisse während des gesamten Planungsprozesses wird helfen, einen Schritt voraus zu sein.

4. Natürliche Planungstalente. Um eine Veranstaltung erfolgreich durchzuführen, müssen Veranstaltungsmanager in der Lage sein, mit etwa 50 Dingen gleichzeitig zu jonglieren.

Diese Multi-Tasking-Fähigkeiten sind sowohl für die reibungslose Planung als auch für die einwandfreie Durchführung einer Veranstaltung erforderlich.

Die besten Planer verfügen über narrensichere Systeme, Schritt-für-Schritt-Checklisten und praktische technische Hilfsmittel. Die Arbeit bei Veranstaltungen erfordert die Fähigkeit, sich auf das große Ganze zu konzentrieren und gleichzeitig den Überblick über all die kleinen Details zu behalten.

Und wenn die Dinge nicht nach Plan verlaufen, scheuen sich die Event-Manager nicht, zu Plan „B“ überzugehen.

5. Voller Leidenschaft. Bei all dem Stress, den der Job mit sich bringt, muss man das, was man tut, wirklich lieben.  Echte Leidenschaft hilft einem, Unebenheiten auf der Wegstrecke zu überwinden und cool zu bleiben, wenn alles verloren scheint.

Sie führt auch zu kreativen Eingebungen und der Inspiration, etwas Großartiges zu schaffen, anstatt nur zu versuchen, den Tag zu überstehen. Dinge wie Zeitmanagement kann man lernen, aber Leidenschaft kann man nicht lehren, und man wird sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Ein Veranstaltungsmanager zu sein, kann manchmal ein undankbarer Job sein; es muss für einen selbst mehr sein als nur ein Gehaltsscheck.

Was sollte man als Event Manager können?

Die folgende Liste zeigt, welche Kompetenzen des weiteren notwendig sind, um als Event Manager tätig zu sein:

• Betriebswirtschaftslehre 
• Buchführung, Buchhaltung 
• Controlling 
• Finanzierung 
• Fundraising, Sponsoring 
• Inlands- und Regionaltourismus 
• Kommunikationswissenschaften 
• Konzertvermittlung 
• Kulturmanagement, -verwaltung 
• Kundenberatung, -betreuung 
• Künstlervermittlung 
• Musikmanagement 
• Personalwesen 
• Recherche, Informationsbeschaffung 
• Urheberrecht 
• Vertragsrecht 
• Vertrieb 
• Werbung 

Wie viel verdient ein Event Manager?

Als Event Manager verdient man im Durchschnitt in Deutschland 2.550 € brutto im Monat. Aber wie so oft ist die Höhe des Bruttogehaltes abhängig von der Größe, Branche und Standort des Unternehmens. 

Je mehr Berufserfahrung der Event Manager mit sich bringt und je mehr Verantwortung er übernimmt, desto höher ist in der Regel auch das Gehalt.

So verdient man in einer kleinen sehr lokal ausgerichteten Eventagentur weniger als bei einer großen internationalen. Bei selbstständigen Event Managern ist man stark von der Wirtschaft, der damit zusammenhängenden Auftragslage und der Größe der in Auftrag gegebenen Veranstaltungen abhängig. 

Fazit: Sehr gute Karrierechancen als Event Manager

Die Veranstaltungsbranche boomt mit Sportveranstaltungen, privaten Galas, Festivals und Benefizkonzerten. Der Beruf des Veranstaltungsmanagers ist gefragter denn je und die Konkurrenz ist entsprechend gewachsen.

In dieser Branche konkurriert man nicht nur mit Absolventen eines Eventmanagement-Studiums, sondern auch mit ausgebildeten Event Managern, die bereits über mehrere Jahre Berufserfahrung verfügen.

Mit der Zeit sollte man sich ein eigenes verlässliches Netzwerk aufbauen, um als Event Manager langfristig erfolgreich zu sein.