Wir erklären dir Eventmanagement!

Wir erklären dir Eventmanagement!

In diesem Post erklären wir dir was Eventmanagement ist, wieviel du in dieser Branche verdienen kannst, welche Arbeitsschritte zu einem erfolgreichen Event gehören und wie du Eventmanger wirst.

Was versteht man unter Eventmanagement?

Was machst du beruflich? ist eine häufig gestellte Frage, wenn man jemanden zum ersten Mal trifft. Wenn die Antwort „Eventmanagement“ lautet, erhält man höchstwahrscheinlich Folgefragen, was genau das bedeutet.

Man könnte fragen, ob man Party- oder Tagungsplaner ist. Im Beruf des Eventplaners sind die Berufsbezeichnungen so vielfältig und zahlreich wie die angebotenen Dienstleistungen, und es kann oft schwierig sein, diese zu beschreiben und von den anderen zu unterscheiden.

Es kann eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, ein Veranstaltungsprogramm vorzubereiten, Arbeit zu suchen oder mit einem Kunden zusammenzuarbeiten, der nicht das richtige Verständnis für die Funktion und die Verantwortlichkeiten des Jobs hat.

Eventmanagement versus Eventplanung

Obwohl sehr eng miteinander verbunden, sind Eventmanagement und Eventplanung zwei sehr unterschiedliche Funktionen. Der Hauptunterschied liegt in diesen beiden Begriffen: Management und Planung.

Im Klartext: Veranstaltungsmanager verwalten die Veranstaltung und Veranstaltungsplaner planen die Veranstaltung.

Allerdings können Eventmanager auch Aspekte von Veranstaltungen planen, und Eventplaner können bestimmte Komponenten des Eventplanungsprozesses verwalten. Eventmanager und Eventplaner arbeiten Seite an Seite, und ihre Zuständigkeiten können sich überschneiden.

Um die Sache noch verwirrender zu machen, bieten einzelne Veranstaltungsplaner häufig Dienstleistungen im Bereich des Eventmanagements an, und Eventmanager können auch Dienstleistungen im Bereich der Veranstaltungsplanung anbieten.

Wenn all dies dich dazu veranlasst hat, dir den Kopf zu zerbrechen, dann lass uns damit beginnen, das Eventmanagement genau unter die Lupe zu nehmen.

Welche Fähigkeiten braucht man im Eventmanagement? 

Vor allem brauchen Eventmanager Fähigkeiten im Umgang mit Menschen. Die Arbeit erfordert eine ständige Interaktion mit Kunden, Veranstaltungsplanern, Lieferanten- und Veranstaltungsortteams und Gästen.

Jeden Tag arbeiten Eventmanager Seite an Seite mit Teammitgliedern, die sie gut kennen, und mit Menschen, die sie gerade erst kennen gelernt haben.  Weitere wesentliche Fähigkeiten von Veranstaltungsmanagern sind:

  • Eine Marie Kondo-ähnliche Fähigkeit, organisiert zu bleiben
  • Die Fähigkeit zum Multitasking 
  • Kein Problem damit, nachts und am Wochenende zu arbeiten
  • Ausgefeilte Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten
  • Ein Brunnen der voller kreativer Ideen nur so sprudelt
  • Findet Freude in einer schnelllebigen Arbeitsumgebung
  • Fähigkeit, sich inmitten des Tumults zu konzentrieren 
  • Flexibilität, wenn unvermeidliche Herausforderungen auftreten
  • Vertrauen in die Entscheidungsfindung
  • Bereitschaft zum Lernen und zur Erweiterung von Fähigkeiten
  • Leidenschaft für die dynamische Branche.

Einstiegsgehälter im Eventmanagement

Als Hochschulabsolvent ohne jegliche Erfahrung ist man in jedem Beruf mit einem Einstiegsgehalt konfrontiert. Beim Berufseinstieg verdient man in jeder Branche weniger als langjährige Mitarbeiter.

Daher ist das Einstiegsgehalt recht schwierig zu beurteilen, da jeder Berufsanfänger von einer anderen Ausgangsposition aus startet.

Mit einem akademischen Abschluss hat man bereits die Voraussetzungen für ein solides Anfangsgehalt geschaffen. Die Gehälter variieren jedoch, je nachdem, ob man als Praktikant anfängt, sofort eine feste Stelle erhält, sich von Anfang an selbständig macht oder vielleicht erst einmal auf Zeit oder freiberuflich eingestellt wird. 

In der Regel kann man im Eventmanagement mit einem anfänglichen Bruttoeinkommen von 2.000 bis 2.800 Euro pro Monat rechnen. Brutto bedeutet, dass die Steuern und Sozialabgaben noch vom Gehalt abgezogen werden.

Gleichwohl handelt es sich um ein Einstiegsgehalt mit einem beachtlichen Betrag pro Monat, der einem zur Verfügung steht.

Hier geht’s zu unserem Beitrag Ein Leben voller Abenteuer – Ausbildung Eventmanager für mehr Infos!

Eventmanagement umfasst Projektmanagement

Das Veranstaltungsmanagement umfasst die Schaffung und Entwicklung von Großveranstaltungen, die Konferenzen, Kongresse, Konzerte, Messen, Festivals und Festlichkeiten umfassen können.

Das Veranstaltungsmanagement umfasst die Identifizierung des Zielpublikums, die Formulierung des Veranstaltungskonzepts, die Planung der Gesamtlogistik der Veranstaltung und die Durchführung des Projektmanagements der Gesamtveranstaltung.

Dies kann die Leitung der für die einzelnen Funktionen verantwortlichen Teams, das Budget und die Überwachung der Durchführung der Veranstaltung umfassen.

Eventmanager beaufsichtigen auch die Dienstleistungen aller externen Anbieter und Fachleute, zu denen auch die Veranstaltungsplaner gehören.

Verantwortlichkeiten eines Eventmanagers

Zu den spezifischen Verantwortlichkeiten eines Eventmanagers könnte gehören:

– Auswahl und Reservierung von Veranstaltungsorten
– Koordination externer Anbieter
– Engagement von Rednern oder Unterhaltung
– Organisation von Transport und Parken
– Einholung der erforderlichen Genehmigungen und einer angemessenen Versicherung
– Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
– Erarbeitung von Notfallplänen zur Vorbereitung von Ernstfällen
– Krisen- und Situationsmanagement bei der Veranstaltung
– Entwurf eines Sicherheitsplans
– Überwachung der Veranstaltung

Diese Liste ist keineswegs vollständig. Je nach dem Umfang der Veranstaltung und den anderen eingestellten Fachleuten können die Aufgaben unterschiedlich sein.

Dienstleistungen im Eventmanagement

Veranstaltungsunternehmen werden häufig mit der Planung und Durchführung von großen Firmensitzungen und Sonderveranstaltungen beauftragt.

Während Hochzeiten und Konzerte für einen Eventmanagement-Profi gängige Veranstaltungen sind, sind auch Sportveranstaltungen, Klassentreffen und große Partys Anlässe, die vom Eventmanagement profitieren können.

Behörden, gemeinnützige Organisationen, Verbände und Unternehmen nutzen Eventmanagementunternehmen, um wichtige Veranstaltungen und Treffen zu koordinieren.

Die Funktion des Eventmanagement kann oft innerhalb einer Marketing- oder PR-Abteilung eines Unternehmens oder als Teil ihrer Personalbesetzung für Sonderveranstaltungen gefunden werden.

Du bist ganz begeistert und würdest am liebsten direkt loslegen? Dann lies hier unseren Beitrag Eventmanagement Ausbildung für mehr Infos.

Nötige Kompetenzen um erfolgreich im Eventmanagement zu sein

Wie die meisten Funktionen der Veranstaltungsplanung erfordert auch das Eventmanagement hervorragende organisatorische Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein.

Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und mit vielen wechselnden Komponenten zu jonglieren, ist unerlässlich, und damit einhergehend ist ein effizientes Zeitmanagement erforderlich.

Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und bei der Sache zu bleiben, ist das, was zu einer erfolgreichen Veranstaltung führt. Das Eventmanagement beginnt mit dem Prozess, eine Vision für das Event zu schaffen und es dann bis zur Ausführung zu begleiten, was sowohl Kreativität als auch Flexibilität erfordert.

Da Projektmanagement ein Schlüsselelement ist und nicht nur die Verwaltung von Funktionen, sondern auch die Leitung von Mitarbeiterteams beinhaltet, sind auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten wichtig.

Die Interaktion mit Einzelpersonen auf allen Ebenen einer Organisation ist Teil der Arbeit, und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie ein angenehmes und sympathisches Auftreten werden einen großen Beitrag zur Entwicklung dieser Beziehungen leisten.

Die Phasen des Eventmanagements

Was sind die Phasen des Eventmanagement-Prozesses? 

Es gibt fünf grundlegende Stufen des Eventmanagements, wobei jede Stufe mehrere Aufgaben enthält. Darüber hinaus befinden sich vielbeschäftigte Eventmanager in der Regel gleichzeitig in verschiedenen Phasen für zahlreiche Veranstaltungen. 

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Stufe 1: Recherche, Zielsetzung und Bewertung der Durchführbarkeit

Egal, ob es sich um einen firmeninternen Eventmanager oder um eine Veranstaltungsfirma handelt, die mit verschiedenen Kunden arbeitet, die erste Phase besteht darin, das Ziel der Veranstaltung zu definieren und die Durchführbarkeit der Veranstaltung zu bewerten.

In vielen Fällen wird dies selbstverständlich erscheinen. Das Gesamtziel der Veranstaltung besteht darin, Geld für einen neuen Bibliotheksflügel zu sammeln, das 20-jährige Bestehen eines Unternehmens zu feiern oder ein neues Produkt einzuführen.  

Aber es ist unerlässlich, dass die Veranstaltung noch konkreter wird. Hier sind einige Dinge, die man den Kunden fragen oder mit dem firmeneigenen Team besprechen sollte:

Für Firmenveranstaltungen: Was ist der Business Case? Wird ein Produkt oder werden mehrere eingeführt? Wird es eine pädagogische Komponente geben? 

Für Non-Profit-Organisationen: Was ist das spezifische Ziel der Mittelbeschaffung? Ist die Veranstaltung ausschliesslich für Langzeitspender bestimmt? Wird die Veranstaltung mit einer neuen Ausstellung zusammenfallen?

Für Preisverleihungen: Soll das F&B während oder nach der Zeremonie stattfinden? Soll es ein Steh-Cocktail oder eine Sitzordnung sein?

Für Netzwerkveranstaltungen: Soll das Gemeinschaftsgefühl innerhalb einer Organisation verbessert werden? Sollten die Gäste einer neuen professionellen Facebook-Gruppe beitreten?

Für soziale Veranstaltungen: Handelt es sich um eine formelle oder lockere Veranstaltung? Welche Art von Musik sollte es geben, um sicherzustellen, dass alle Gäste eine schöne Zeit haben? 

Diese erste Phase sollte auch eine Bewertung der Durchführbarkeit der Veranstaltung umfassen, d.h. die Aufstellung eines Veranstaltungsbudgets und die Feststellung, ob es mit dem Veranstaltungsziel übereinstimmt.

Eine gemeinnützige Organisation kann zum Beispiel erfahren, dass sie nicht über die finanziellen Reserven für eine Gala-Spendenaktion verfügt.

In diesem Fall kann die gemeinnützige Organisation die Gala um ein Jahr verschieben und stattdessen ein kostengünstiges Food-Truck-Festival mit einem Fundraising-Element organisieren. 

Phase 2: Wahl des Themas und Gestaltung der Veranstaltung

Als nächstes entwerfen die Eventmanager die Veranstaltung so, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden. Hier kommt die grobe Beschreibung der Veranstaltung ins Spiel. 

  • Was wird während der Veranstaltung geschehen?
  • Wer wird auftreten/reden/lehren?
  • Wann und wo wird dies geschehen?
  • Wie ist die geplante Anordnung von Tischen, Stühlen, Bühnen, Podien und F&B?  
  • Was ist der geplante Stil der Umgebung, des Hintergrunds und anderer Veranstaltungselemente? (Modern, traditionell, romantisch, Steampunk, rustikal?)

Dies ist ein kreativer Prozess, der Farb-, Ton- und Lichtdesign für Galas und andere eher theatralische, auf die Performance ausgerichtete Veranstaltungen umfassen kann.

Bei professionellen Veranstaltungen liegt der Schwerpunkt auf der Festlegung von Zeitplänen und Seminaraktivitäten, auf Markenschildern und Werbeträgern sowie auf der Entscheidung über mögliche Sprecher. 

Veranstaltungsmanager und ihre Teams werden häufig an digitalen Tools für Veranstaltungsdienste wie Social Tables zusammenarbeiten, damit jeder den Planungsablauf versteht und auftretende Probleme frühzeitig erkennen kann. 

Phase 3: Konzentration auf die Details für eine erfolgreiche Veranstaltung

Sobald sich der Eventmanager und sein Team auf eine Vision für die Veranstaltung geeinigt haben, gehen sie zu den Details über. Diese Phase umfasst den größten Teil des Veranstaltungsmanagements und kann (je nach Art der Veranstaltung) Folgendes umfassen:

  • Senden von RFPs an Veranstaltungsorte und Anbieter.
  • Die Einstellung von Veranstaltungsorten, Anbietern, Rednern und Künstlern (und die Vorbereitung mit einer Auswahl an Sicherungskopien).
  • Abschluss von Verträgen mit Veranstaltungsorten, Anbietern, Referenten und Künstlern.
  • Erstellung einer Veranstaltungswebsite und einer angepassten Veranstaltungsanwendung.
  • Gestaltung von Umfragen nach der Veranstaltung.
  • Versenden von Gasteinladungen.
  • Schreiben von Veranstaltungs-Hashtags und Starten der Social-Media-Kampagne vor der Veranstaltung.
  • Verfolgen von RSVPs und Registrierungsnummern für die Veranstaltung.
  • Kommunikation mit den Teilnehmern.
  • Marketing und Öffentlichkeitsarbeit für die Veranstaltung.
  • Besprechung des Veranstaltungsplans mit Rednern und Künstlern.
  • Updates und Rundgänge seitens der Kunden.
  • Schulung von Veranstaltungspersonal und Freiwilligen
  • Entwurf und Fertigstellung kritischer Veranstaltungsdokumente, wie z.B. die Zeitleiste und BOE. 
  • Überprüfung von Event Wifi und Cell Service, insbesondere bei technisch anspruchsvollen Veranstaltungen.
  • Organisation von Transport- und Servicedienstleistungen.
  • Gestaltung des Check-in-Prozesses für Veranstaltungen und Erstellung von Beschilderungen.
  • Herstellung von Werbetaschen und Markenartikeln.
Diese Fähigkeiten werden im Eventmanagement benötigt:

Stufe 4: Durchführung der Veranstaltung

Dies ist die wichtigste Aufgabe für jeden Veranstaltungsleiter! Hier werden alle vorhergehenden Phasen am Tag der Veranstaltung zum Leben erweckt und führen zu einem Ereignis, das die Gäste schätzen und genießen. 

Je nach dem Umfang der Veranstaltung kann der Aufbau am Morgen einer Veranstaltung oder einige Tage vorher beginnen. Die Durchführung der Veranstaltung beinhaltet:

  • Der Anbieter und der Lieferant der Veranstaltung treffen zusammen und bauen die Veranstaltung auf.
  • Aufstellen von Tischen und Stühlen, Tafelaufsätzen, Blumenarrangements, Buffettisch, Bühne und Podium.
  • Abschließende Rundgänge, Soundchecks und Technik-Checks.
  • Ankunft der Gäste und Registrierung der Teilnehmer.
  • Gästebetreuung und Kommunikation.
  • F&B-Service.
  • Umgang mit unerwarteten Problemen und Notfällen.
  • Überprüfung, ob die Redner und Interpreten das haben, was sie brauchen, und ob sie ihre Einsätze auch tatsächlich kennen.
  • Aufführungen und Reden.
  • Social-Media-Wände und Teilnehmerbefragungen.
  • Verteilen von Geschenktüten. 
  • Verwaltung der Gäste-Exits.

Stufe 5: Gastkommunikation und Team-Nachbesprechung nach der Veranstaltung

Herausragende Eventmanager betrachten eine Veranstaltung erst dann als beendet, wenn sie verstehen, wie Gäste, Freiwillige, Kunden und Teammitglieder auf die Veranstaltung reagiert haben.

Dies beginnt bereits während der Veranstaltung selbst, wobei die Eventmanager die Reaktionen der Gäste beobachten, mit den Teilnehmern sprechen und sich bei den Gästeservices über eventuelle Probleme informieren. 

Als nächstes werden sie 12 bis 48 Stunden nach der Veranstaltung eine Umfrage verschicken. Eventmanager entwerfen Umfragen nach der Veranstaltung, um die meisten Antworten zu erhalten, indem sie diese kurz, einfach und freundlich halten. 

Mit den Antworten in der Hand treffen sich die Eventmanager mit den Kunden, um ihre Zufriedenheit mit den Ergebnissen der Veranstaltung und den Umfrageergebnissen zu besprechen.

Schließlich besprechen sie mit ihrem internen Team, was richtig und was falsch gelaufen ist, und entwickeln einen Aktionsplan, um ähnliche Probleme bei der nächsten Veranstaltung zu vermeiden.

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Hilda Weit

Hilda absolvierte ihr Abitur (IB) in Italien, studierte danach an der Skema Business School in Frankreich Business Administration, transferierte im Rahmen des Studiums an die Edge Hotel School in England mit dem Fokus auf Hotel Management und bildete sich nach erster Berufserfahrung mit dem Cornell Certificate in Hotel Real Estate Investments and Asset Management weiter. Während des Studiums sammelte Hilda Erfahrungen in der Operative und durchlief alle Bereiche von Housekeeping, über Front Office, Küche, Food & Beverage, Conference & Events bis Duty Management. Sie arbeitete nach dem Studium bei Tropical Islands in Brandenburg im Hotel Development und ist nun bei der Berliner Betreibergesellschaft HRG Hotels im Development Team für das Kreieren von Hotelkonzepten zuständig. Zusätzlich engagiert sich Hilda als Young Professional im Arbeitskreis Hotelimmobilien für die erfolgreiche Nachwuchsgewinnung in der Tourismus- und Hotelbranche.

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