In diesem Guide erklären wir dir, was ein Dienstplan ist, welche gesetzlichen Regelungen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden müssen und weswegen gerade in der Hotellerie und Gastronomie die Mitarbeiter in Schichten eingesetzt werden.
Definition: Was ist ein Dienstplan?
Ein Dienstplan ist ein Planungsinstrument der Personalverwaltung. Er dient der zeitlichen und räumlichen Einteilung der Mitarbeiter, um den mengen- und qualitätsmäßigen Personalbedarf zu decken und damit die Zielerreichung des Unternehmens zu gewährleisten.
Mit Hilfe eines organisierten Dienstplanes kann ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter überblicken, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten und im Falle von Rechtsstreitigkeiten Beweise vorlegen zu können.
Was sind die gesetzlichen Anforderungen an den Dienstplan?
Für die Erstellung eines Dienstplans sind die Rechtsvorschriften zu beachten. Die Interessen der Arbeitnehmer sind vom Arbeitgeber zu berücksichtigen, zumal der Betriebsrat bzw. die jeweilige Arbeitnehmervertretung bei der Erstellung des Dienstplans ein Mitspracherecht hat.
Ergänzend sind die Normen des Arbeitszeitgesetzes im jeweiligen Land, z.B. bezüglich Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ausnahmen für besondere Personengruppen (z.B. Jugendliche), zu beachten.
In der Darstellung muss der Dienstplan allgemein verständlich sein und die geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeitenden sowie eventuelle Abweichungen deutlich aufzeigen.
Nachträgliche Änderungen sind als solche kenntlich zu machen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Schließlich ist es notwendig, den Dienstplan innerhalb der geltenden Meldefrist an die Mitarbeitenden zu versenden.
Arbeitgeber müssen das Arbeitszeitgesetz beachten
Einschränkungen ergeben sich für Arbeitgeber jedoch vor allem aus den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Das betrifft etwa die zulässige Höhe der zulässigen Stundenzahl pro Tag, die einzuplanenden Pausen, Ruhezeiten sowie Nacht- und Schichtarbeit.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dürfen daher in Deutschland im Normalfall nur höchstens 8 Arbeitsstunden pro Tag leisten. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Arbeitszeit von 10 Stunden zulässig.
Dies gilt jedoch nur vorübergehend zur Abfederung von Spitzenbelastungen. In einem Zeitraum von 6 Monaten oder 24 Wochen muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Angestellte im Schnitt nicht mehr als 8 Stunden täglich leistet.
An Sonntagen und Feiertagen muss der Arbeitnehmer in der Regel nicht arbeiten. Dies ergibt sich aus der Regelung des § 9 ArbZG.
Sind die Dienstpläne verbindlich?
Ja, Arbeitgeber sind in der Regel an den eigens erstellten Dienstplan gebunden, sobald dieser bekannt gegeben wird. Im Falle einer notwendigen Änderung müssen sie die Interessen des Arbeitnehmers berücksichtigen.
Dies ergibt sich aus einem Urteil des Arbeitsgerichts Berlin vom 05.10.2012 – 28 Ca 10243/12 sowie aus einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt/Main vom 12.10.2005 – 22 Ca 3276/05.
Quelle: Juraforum.de
Nach Ansicht des Arbeitsgerichts Berlin muss die Änderung in der Regel mindestens vier Tage im Voraus angekündigt werden.
Dabei verweisen die Richter in ihrer Entscheidung auf die Regelung des § 12 Absatz 2 TzBfG.
Wann muss ein Dienstplan erstellt werden?
Wann ein Dienstplan erstellt werden muss, hat der Gesetzgeber noch nicht reglementiert. Tarifverträge, Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen dürfen jedoch diesbezüglich eine bindende Festlegung enthalten.
So enthält z.B. der Manteltarifvertrag (MTV) für das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe in Nordrhein-Westfalen die Regelung, dass die Arbeitgeber in der Regel bis Donnerstag der laufenden Woche Arbeitszeitpläne für die folgende Woche (Montag bis Sonntag) aufstellen und aushängen müssen.
Andernfalls ist die Bekanntmachung mindestens 4 Tage im Vorhinein erforderlich. Dies ergibt sich aus der Vorschrift des § 12 Abs. 2 TzBfG.
Wie wird ein Dienstplan erstellt?
Gewöhnlich wird ein Dienstplan in Tabellenform erstellt. Darin sind wichtige Informationen enthalten, die Bestandteil eines mustergültigen Dienstplanes sein sollten.
Darunter fallen etwa der Vor- und Nachname des Angestellten und sein Tätigkeitsbereich oder seine Qualifikation. Letzteres dient dazu sicherzustellen, daß stets eine ausreichende Anzahl qualifizierter Mitarbeiter vorhanden ist.
Für die Schichtarbeit sollten für jeden Mitarbeiter Beginn und Ende der Arbeitszeiten festgelegt werden. Für die Gleitzeitarbeit ist es ausreichend, Arbeitstage, Sollarbeitszeit und Kernarbeitszeit anzugeben.
Außerdem müssen die gültige Dienstplanperiode und das Erstellungsdatum definiert werden.
Darüber hinaus muss ein nicht-elektronischer Dienstplan vom Vorgesetzten unterzeichnet werden. Auf der anderen Seite können elektronische Dienstpläne normalerweise nur von einer berechtigten Person angelegt oder bearbeitet werden, was eine Unterschrift durch den Dienstvorgesetzten überflüssig macht.
In einem Dienstplan, der mit einer Software erstellt wird, sind sämtliche oben genannten Angaben, die in einen Dienstplan aufgenommen werden müssen, standardmäßig enthalten.
Darüber hinaus werden auch unmittelbar Abweichungen sowie Rechtsverstöße, wie z.B. die Verletzung der Höchstarbeitszeit, markiert. Auf diese Weise kann eine Software viele Arbeitsschritte bei der Erstellung des Dienstplans vereinfachen.
Wie wird ein Dienstplan ausgewertet?
Nachdem der im Dienstplan definierte Zeitraum verstrichen ist, ist es notwendig, eventuelle Differenzen festzuhalten.
Dazu gehören z.B. Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die zu Überstunden führen. Zusätzlich können Angaben zu den Schichten und Abwesenheiten der Mitarbeiter gesammelt werden.
Je mehr automatische Auswertungen möglich sind, desto einfacher wird es natürlich. Diese Analyse wird durch eine Software immens erleichtert, da sie praktischerweise per Mausklick ausgelesen werden kann.
Die manuellen Vorgehensweisen bringen den Nachteil mit sich, dass die Ermittlung der Kennwerte von Hand erfolgen muss. Deshalb sind diese Analysen sehr fehlerbehaftet.
Berücksichtigung bei der Vorlage eines Dienstplans
Um zu einem Dienstplan zu gelangen, der die meisten Unwägbarkeiten des Personaleinsatzes berücksichtigt, sollten die folgenden Aspekte der Dienstplanung berücksichtigt werden:
1a) Geplante Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter
- Fortbildung
- Seminare
- Feiertag
- Sonderurlaub
1b.) Spontane oder schlecht geplante Abwesenheiten:
- Krankheit
- Kuraufenthalt
- Beurlaubung
- Mutterschaftsurlaub
2.) Besetzung der Schichten unter Berücksichtigung eventuell gestrichener Freizeitausgleiche
- Nachtdienste
- Frühschicht
- Mittelschicht
- Spätschicht
3.) Stärke der Schicht und erwartete Anzahl der Gäste
Wie viele Mitarbeiter werden pro Gast benötigt? Bachten der Ober- und Untergrenzen.
4.) Wochenend- und Feiertagsdienste
- geplante Wochenendschichten/ nicht arbeitende Wochenendschichten (mindestens 15 Sonntage im Jahr ohne Arbeit),
- geplante Feiertagsschichten (Freizeitausgleich) / dienstfreie Feiertage
5.) Soll-Ist-Vergleich von angesetzten Arbeitszeiten und deren Kontrolle
6.) Aushändigung des Dienstplans mit Kopie für Vorgesetzte und ggf. den Betriebsrat
Warum wird in der Hotellerie in Schichten gearbeitet?
Ausgleich von Kompetenzen
Ein rotierender Dienstplan ermöglicht es kleinen Unternehmen im Gastgewerbe, die Fähigkeiten der Mitarbeiter während verschiedener Tagesabschnitte oder Schichten auszugleichen.
Die meisten Hotels und Restaurants haben sowohl Stundenpersonal als auch Schichtleiter. Stundenkräfte sind in der Regel auf bestimmte Bereiche spezialisiert.
Zum Beispiel kochen einige Mitarbeiter im Restaurant hauptsächlich, während andere die Kasse bedienen oder an den Tischen kellnern. Das Erfahrungsniveau variiert oft zwischen Arbeitern, die auf die gleichen Bereiche spezialisiert sind.
Ein rotierender Dienstplan ermöglicht es einem Manager, sowohl erfahrene als auch unerfahrene Mitarbeiter für verschiedene Schichten auszugleichen. Auf diese Weise fällt die Leistung zu keiner bestimmten Tageszeit ab.
Vertiefung der Ausbildung
Rotierende Dienstpläne ermöglichen die Bündelung von Schulungskapazitäten, so die Wirtschaftsexperten von Evancarmichael.com.
Ausbilder und General Manager im Gastgewerbe arbeiten hauptsächlich in Tagesschichten. Ein Geschäftsführer kann Assistenzmanager haben, die sich die Zeit für die Nachtschicht aufteilen.
Ein rotierender Dienstplan ermöglicht es einem Ausbilder oder Manager, alle Mitarbeiter während der Tagschicht zu schulen, da sie schließlich alle tagsüber arbeiten.
Dadurch wird verhindert, dass der Assistant Manager oder der Manager das Training während anderer Schichten wiederholen muss. Dadurch spart das Unternehmen Zeit und Geld.
Vielseitigkeit der Mitarbeiter
Kleine Gastgewerbeunternehmen, die Rotationsschichten einsetzen, entwickeln vielseitigere Mitarbeiter. Beispielsweise sind die Verfahren für die Eröffnung und Schließung eines Fast-Food-Restaurants unterschiedlich.
Mitarbeiter, die ein Restaurant eröffnen, müssen das Essen vorbereiten und den Betrieb einrichten. Mitarbeiter, die ein Restaurant schließen, nehmen die Lebensmittel heraus, lagern sie ein, demontieren die Ausrüstung und reinigen sie.
Ein rotierender Dienstplan macht die Mitarbeiter mit allen Facetten des Unternehmens vertraut. Folglich kann ein Manager einen Mitarbeiter im Notfall, z.B. wenn sich ein anderer Mitarbeiter krank meldet, leichter einer bestimmten Schicht zuweisen.
Flexibilität
Manager haben mehr Flexibilität, wenn es darum geht, den Mitarbeitern mit rotierenden Dienstplänen die von ihnen gewünschten Arbeitszeiten einzuräumen.
Beispielsweise kann ein Hotelmanager Mitarbeiter, die 40 Stunden arbeiten möchten, einer gelegentlichen Mittelschicht zuweisen. Dadurch kann man den Dienstplan besser mit Teilzeitbeschäftigten ausgleichen.
Auch Überstunden können vermieden werden, da der Manager bei der Erstellung des Arbeitszeitplans mehr Spielraum hat.
Die Mitarbeiter haben auch mehr Flexibilität in ihrem täglichen Leben, wenn sie unterschiedlich Tag und Nacht arbeiten. Diese Flexibilität kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aufzubauen.
Zu welchen Zeiten arbeitet man im Hotel?
Schichten im Front Office
Hotels sind in der Regel 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche geöffnet. In Hotels wird in der Regel von 7.00 bis 15.00 Uhr, von 15.00 bis 23.00 Uhr und von 23.00 bis 7.00 Uhr gearbeitet.
Die Beschäftigten können aufgefordert werden, in einer dieser drei Schichten oder nach einem rotierenden Schichtplan zu arbeiten. Sonn- und Feiertagsarbeit kann ebenfalls rotierend geleistet werden.
Eine 40-Stunden-Woche ist üblich. In Stoßzeiten können Überstunden erforderlich sein. Kongresse und große Touristengruppen können ungewöhnliche Probleme aufwerfen oder längere Arbeitszeiten erfordern.
Der Umgang mit verärgerten Gästen kann stressig sein, und der Job kann besonders für die Front Office Manager während der Ein- und Auscheckzeiten hektisch sein. Computerausfälle können die Dinge komplizieren.
