Egal ob Hochzeit, Seminar, Geburtstag oder Konferenz – möchte man eine Veranstaltung in einem Hotel durchführen, erwartet man dass diese reibungslos ablaufen wird. Dafür zuständig ist der Bankettmanager mit seinem Bankettteam.
Was genau diese Abteilung im Hotel macht, welche Aufgaben damit verbunden erfährst du in diesem Beitrag.
Bedeutung von Bankett
In seiner ursprünglichen Bedeutung kommt das Wort Bankett vom italienischen Wort für Festmahl und bezeichnet heute ein gemeinsames Festessen in festlichem Rahmen zu einem besonderen Anlass oder um einen besonderen Gast zu ehren.
Der Begriff bezieht sich in der Gastronomie üblicherweise auf alle zusätzlichen Veranstaltungen im Haus, welche über das normale à la carte-Geschäft hinausgehen.
Was bedeutet Bankett im Hotel?
Im Hotelgewerbe bezeichnet der Begriff „Bankett“ die Abteilung, die speziell für die Organisation von großen Veranstaltungen, Seminaren und Konferenzen zuständig ist.
Der Bankettleiter ist für den gesamten Bereich von der Angebotsentwicklung über die Planung und Durchführung bis hin zur Abrechnung verantwortlich.
Vor allem in großen Hotelbetrieben gibt es eigene Bankett-Manager, andernfalls kümmern sich die Food & Beverage Manager um die anfallenden Aufgaben.
Was ist ein Function Sheet?
Wenn ein Gast eine Veranstaltung im Hause des Hotels in Erwägung zieht, wird ein Verkaufsgespräch mit der Bankettabteilung geführt, bei dem sämtliche Details der Veranstaltung durchgesprochen und in einem Veranstaltungsauftrag schriftlich festgehalten werden.
Dies wird auch als Function Sheet bezeichnet. Das Function Sheet ist die Anleitung für beispielsweise die Menüplanung der Veranstaltung, das Briefing der Mitarbeiter, Musikwünsche und Vorstellungen des Gastes zum Ablauf der Veranstaltung.
Bankett Function Sheet Vorlage
Hier kannst du sehen, wie ein Function Sheet aussieht und welche Informationen darin enthalten sind. Weiter unten gibt es einen Download-Link zu der Function Sheet Vorlage zur eigenen Verwendung.
Was ist ein Verkaufsgespräch im Bankett?
Für den Gast ist es in der Regel sehr spannend, eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen. Die meisten Menschen tun dies nicht regelmäßig.
Während des Verkaufsgesprächs ist es daher wichtig, ihnen diese Ängste zu nehmen, indem man ihnen die bestmögliche Orientierungshilfe gibt.
Dabei darf man jedoch nicht vergessen, dass man dabei auch etwas verkaufen will. Folglich sollte es immer ein ausgewogenes „Zusammenspiel“ zwischen Verkaufen und guter Beratung geben. Eine Win-Win-Situation! Dies ist nicht immer einfach…
Ein guter Verkäufer sollte immer versuchen, drei Dinge auszubalancieren:
- die Wünsche des Kunden
- die Möglichkeiten des Hauses
- den bestmöglichen Verkauf von zusätzlichen Dienstleistungen
Wovon hängt die Beratung ab?
- Anlass der Veranstaltung
- Art/ Typ der Gäste die eingeladen werden
- Form der Veranstaltung
- Tageszeit der Durchführung der Feierlichkeiten
- Benötigte Räumlichkeiten und deren Ausstattung
- Geplantes Budget
Der Ablauf eines Verkaufsgesprächs im Bankett
Handelt es sich um ein Bankett, sollte man zunächst einmal zeigen, wo die Veranstaltung im Hotel durchgeführt werden kann. Sprich, man zeigt ihm die möglichen Räumlichkeiten zeigen.
Erst dadurch bekommt der Gast ein Bild vor Augen, wie seine Veranstaltung möglicherweise aussehen kann und welche Atmosphäre herrscht. Hat sich der Gast darauf eingelassen und hat weiterhin Interesse am Veranstaltungsort, kann das eigentliche Gespräch beginnen.
Um im Erstgespräch tatsächlich keinen Aspekt zu vergessen, empfielt sich die Nutzung einer Checkliste, die als Gesprächsleitfaden genutzt werden kann und soll.
Denn nichts ist peinlicher, als den Gast später immer wieder anzurufen um bereits besprochene Details zu erfragen. Das lässt das Hotel und die Abteilung unseriös erscheinen und der Gast kann damit abgeschreckt werden.
Was ist eine Bankettmappe?
Eine Bankettmappe zeigt die Produkte und Services eines Hotelbetriebs auf, die zu einer Veranstaltung angeboten werden.
Man hebt dabei besonders bekannte oder langwierige Partner hervor, zeigt Bildmaterial zu vergangenen Veranstaltungen und präsentiert die Vorteile und Vorzüge warum ein Event genau in diesem Hotel abgehalten werden sollte.
Typische Inhalte einer Bankettmappe:
- Viele Bilder von vergangenen Events, von den Veranstaltungs- und Gästezimmern, den Buffets, etc.
- Begrüssung und Vorstellung der Gastgeberin
- Gesamtübersicht der Räumlichkeiten mit Grundrissen und Bildmaterial
- Anregungen für die Menüs und Buffets ( saisonabhängig)
- Kaffeeangebot mit Auswahl an Kaffee- und Teesorten, sowie der Kuchen- und Tortenselektion
- Fingerfood/ Snacks
- Sonderangebote für Hochzeiten
- Getränkeangebote
- Zusätzliche Angebote und andere Dienstleistungen
- Unterkunftsmöglichkeiten (falls erforderlich in der Umgebung)
- ggf. geeignete Kooperationspartner (Musik, Technik, Beleuchtung, Artisten)
Was macht ein Bankett Manager?
BankettmanagerInnen sorgen zumeist für das Marketing und den Verkauf von Events im Hotel. Zu den Unteraufgaben gehören das Gestalten von Werbematerialien und das Erstellen bei konkreten Anfragen von einem genauen Kostenvoranschlag für den Gast.
Bei der Buchung einer Veranstaltung, sorgen BankettmanagerInnen dafür, dass die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen und nach Beauftragung eingerichtet sind.
Dabei stehen sie in engem Austausch mit anderen Abteilungen im Hotel, wie Küche, Bar und Service und sorgen eventuell auch für Leihpersonal um die Veranstaltung durchzuführen.
In Zusammenarbeit mit der Küchen- und Restaurantleitung werden Speisen- und Getränkeangebote erstellt, die dann vom Gast in Auftrag gegeben werden können.
Es wird dabei immer im Auge behalten, um welche Form des Events es sich handelt, wer die Gäste sind und was im Erstgespräch für Wünsche geäußert wurden.
Des Weiteren organisieren die Bankett Manager die gewünschte Dekoration und technische Einrichtungen, wie zusätzliche Mikrofone oder Effektbeleuchtung bei Board Meetings oder Seminaren.
Bei Veranstaltungen außerhalb des Hotels stehen Bankett-Manager für alle Planungsarbeiten zur Verfügung, und die Inspektion liegt in der Verantwortung von ihnen: Sie sind für den Transport von Personal, Ausrüstung, Speisen und Getränken verantwortlich.
Es liegt außerdem in der Zuständigkeit der Bankettleitung, rechtzeitig mit dem Aufstellen der Tische oder dem Buffetaufbau zu beginnen.
Sie gewährleisten während der Durchführung der Veranstaltung den reibungslosen Ablauf und koordinieren den Einsatz von Küchen- und Servierpersonal.
Bankett-Manager führen die Schlussrechnung durch und sorgen dafür, dass alle anfallenden Aufräumarbeiten nach einem genau festgelegten Personalplan ordnungsgemäß durchgeführt werden.
Briefing und De-Briefing des Personals
Die Einweisung des Bankettpersonals spielt eine ganz entscheidende Rolle für den Erfolg der Gesamtveranstaltung. Der Bankettleiter oder Oberkellner konnte sich im Vorfeld mit den Details befassen oder diese idealerweise sogar mit dem Gastgeber selbst besprechen.
Nun ist es an der Zeit, allen Teammitgliedern die allgemeinen organisatorischen Abläufe zu erklären.
Der Bankettleiter wird über Folgendes im Briefing sprechen:
- Informationen über die Räumlichkeiten und die Art des Anlasses
- Erläuterung des Gesamtprozesses (Gottesdienst, Reden, Ende der VA)
- Wer macht das Ende – ent-setzt, bevor wir beginnen?
- Ausführliche Besprechung des Menüs (mit Erklärung der unklaren Komponenten)
- Diskussion über Getränke, insbesondere Weine
- Verteilung der Aufgaben an jeden Einzelnen (Empfang, Getränkeservice, Verpflegung, Aufräumen, Kaffeeservice usw.)
- Zuteilung des Territoriums der einzelnen Kellner
- Tischpflege (den Tisch sauber halten, Menüs am Ende einsammeln usw.)
- Verantwortung für das Backoffice
- Pausenregelungen für Mitarbeiter
- Einstufung des Schlussdienstes (oder Festlegung, wer zuerst gehen kann)
- Allgemeine Motivation des Teams
Während der Debriefings reflektieren die Teammitglieder über die jüngsten Veranstaltungserfahrungen, diskutieren, was gut gelaufen ist, und identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten.
Sie versuchen, ein gemeinsames Verständnis aufzubauen – durch Klärung der Rollen, Prioritäten und Ziele -, Hindernisse für die Zusammenarbeit zu beseitigen und Vereinbarungen darüber zu treffen, wie der zukünftige Erfolg der nächsten Veranstaltung sichergestellt werden kann.
Debriefings können durchgeführt werden, um die Erfahrungen des Teams jederzeit zu überprüfen – sei es zu Beginn einer bestimmten Schicht, am Ende einer Arbeitsschicht oder nach einem wichtigen Ereignis.
Fazit: Kein Tag wie der andere
Im Bankett ist kein Tag wie der andere. Man hat mit den unterschiedlichsten Gästen zu tun, die wiederum ihre ganz eigenen Veranstaltungen durchführen möchten.
Das kann von einer eleganten Gala, bis zu einem informellen Geburtstag hinzu einer Konferenz mit über 500 Leuten reichen. Die Bankettabteilung geht jedes Mal auf die individuellen Bedürfnisse der Klienten ein.
Sie sind maßgeblich dafür verantwortlich, den Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen, weswegen ihnen das Hotel in guter Erinnerung bleibt und sie wiederkehren.
FAQs
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Was ist ein Function Sheet?
Das Bankett Function Sheet oder Banquet Event Order (BEO) oder Banquet Function Plan (FP) dient dazu, alle Informationen zu einer bestimmten Veranstaltung für einen oder mehrere Tage zusammenzustellen.
Der Bankettkoordinator bereitet diese für die kommende Woche vor und verteilt sie im Voraus und bespricht sie auch während der morgendlichen HOD-Meetings (Head of Department Meetings).
Informationen wie gebuchter Raum oder Veranstaltungsort, Anzahl der erwarteten Gäste, Spezifikation der Tischaufstellung, Menü für die Veranstaltung, Ablauf der Veranstaltung, Art der Veranstaltung, benötigte Medien- und Audio-Video-Ausrüstung, Sonderwünsche und Anweisungen an die einzelnen Abteilungen werden auf der Bankettveranstaltungsbestellung aktualisiert.
Alle Function-Sheets haben eine einmalige Seriennummer, damit sie leicht zu finden sind. Falls es aufgrund von Änderungen durch den Gast zu weiteren Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Function-Sheet kommt, werden sie neu gedruckt und an alle Beteiligten verteilt.
Normalerweise brauchen kleine Änderungen (<10%) in der Anzahl der erwarteten Teilnehmer oder in der Zeitplanung keinen überarbeiteten Funktionsbogen.
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Was ist ein Bankett?
Formelle Zusammenkunft für mehrere Personen, die alle zur gleichen Zeit an einen Tisch gesetzt und mit derselben Mahlzeit serviert werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, außerhalb des Hauses zu speisen: Restaurants, Cafeterien, Fast-Food-Ketten, Imbissstände auf dem Fußballplatz und sogar Tankstellenrestaurants. Wahrscheinlich bist du auch schon einmal einer Konferenz, einem Meeting oder einer Veranstaltung, wie z.B. einer Hochzeit, begegnet, bei der den Teilnehmern Speisen serviert werden. Am häufigsten werden solche Veranstaltungen als Bankettservice klassifiziert.
Ein Bankettservice ist in der Regel nichts anderes als eine aufwändigere Mahlzeit aufgrund des Umfangs der Veranstaltung oder der Größe der anwesenden Gäste. Logistisch gesehen ist der Bankettservice genau das Richtige, da man einen Konferenzraum voller Leute nicht um einen normalen Esszimmertisch quetschen kann.
Der Bankettservice kann so vielfältig sein wie der Stil der Veranstaltung, und normalerweise wird die Art des Service in gewisser Weise durch den Umfang der Veranstaltung, das Menü und die Menge der Anwesenden bestimmt. Hier sind ein paar Arten von Bankettservice-Arrangements, die bei Bankettanbietern wie Caterern, Hotels und Bankettsälen üblich sind.
